Importer un fichier d'entreprises dans HubSpot ou Pipedrive sans doublons
Un import raté coûte cher : doublons, téléphones illisibles, contacts sans entreprise. Quelques précautions suffisent pour que le fichier soit exploitable dès le premier jour.
1. Préparer le fichier
Utilisez le CSV fourni : il est encodé en UTF-8, avec un séparateur point-virgule, ce que HubSpot et Pipedrive acceptent tous les deux. Les téléphones sont au format international (+33…), directement cliquables depuis le CRM.
2. Choisir la clé de dédoublonnage
Le domaine du site web est la clé par défaut des CRM, mais beaucoup d'artisans n'ont pas de site et utilisent une messagerie grand public. La bonne clé est l'identifiant légal : créez une propriété « SIRET » (ou « IDE » pour la Suisse) sur l'objet entreprise, marquez-la comme unique, et importez en vous appuyant sur elle.
3. Mapper les colonnes
- Objet entreprise : raison sociale, adresse, code postal, commune, département, SIRET, code NAF, effectif, chiffre d'affaires, corps d'état, RGE.
- Objet contact : prénom et nom du dirigeant, fonction, email, téléphone, associés à l'entreprise.
- Propriétés utiles : « Type d'email » (nominatif ou générique) pour adapter vos séquences, « Type de ligne » (fixe ou mobile) pour vos appels.
4. Tester sur un échantillon
Importez d'abord 50 lignes, vérifiez l'association contact-entreprise, les accents et les téléphones, puis lancez l'import complet. Créez ensuite des listes par corps d'état et par département pour vos campagnes.
5. Tracer l'origine des données
Ajoutez une propriété « Source » avec la valeur « ProspectsBTP » et la date d'achat. Elle vous permettra d'informer les personnes de l'origine de leurs coordonnées au premier contact, et de répondre à une demande d'accès. Synchronisez aussi vos désinscriptions entre l'outil d'emailing et le CRM, pour que personne ne soit recontacté après s'être opposé.
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